Un enemigo que conozca el futuro no puede perder (Tom Cruise y Emily Blunt en “Al Filo del Mañana”)
¿Te imaginas poder predecir el futuro? ¿No sería maravilloso saber cuándo va a ocurrir el próximo terremoto, qué acciones de la bolsa van a subir, qué productos van a triunfar o fracasar, qué equipo va a ganar la Champions League o que chica tiene verdaderas posibilidades de ser la madre de tus hijos? Vaticinar el futuro, por ahora, no deja de ser ciencia ficción a no ser que uno se entregue a videntes, brujas, futurólogos y demás profetas. Sin embargo, aunque nuestra capacidad para adivinar el porvenir es limitada, podemos hacer un mucho mejor trabajo de anticiparnos a lo que va a suceder si gestionamos adecuadamente el conocimiento disponible, explotando lo que sabemos del presente y el pasado.

Hollywood ha abordado este sueño innumerables veces. ¿Cómo no recordar la trilogía de Regreso al Futuro? Otra película que refleja perfectamente el impacto del conocimiento adquirido gracias a la posibilidad de anticipar el destino, es “El día de la marmota” (“Atrapado en el tiempo” en España). El protagonista (Bill Murray) vive el mismo día repetido innumerables veces lo que le facilita acumular una enorme cantidad de conocimiento (tocar el piano como un virtuoso, esculpir en hielo, hablar francés) que le entrega una ventaja insuperable ya que es capaz de predecir lo que va a ocurrir. Durante el año 2014, se estrenó “Al Filo del Mañana”, otra película que aborda un tema similar. Esta entrada explica a la perfección cómo el conocimiento que acumula Tom Cruise cada vez que muere y renace es el único elemento que permite detener una invasión alienígena y ganar la guerra. Parece que por ahora, para poder predecir es obligatorio viajar al futuro y regresar.

Dejando atrás la fantasía, a estas alturas ya debiese resultar obvio que la mejor manera de predecir el futuro es empezar por conocer minuciosamente el presente y sobre todo el pasado. Las personas nos pasamos todo el tiempo haciendo predicciones de forma inconsciente. Cada noche que nos acostamos a dormir predecimos que la mañana siguiente amanecerá y saldrá el sol (futuro) y esa predicción se basa en el conocimiento que tenemos de las miles de veces que lo hemos experimentado (pasado). Nada de lo que ya pasó anteriormente me debería sorprender siempre que lo haya aprendido. Nuestro cerebro se dedica a predecir y comparar la realidad que percibe a través de los sentidos, con lo que tiene almacenado de nuestras experiencias previas. Cuando lo que recibe coincide con lo que tiene (es decir cuando se cumple la predicción), sabe cómo actuar, que es lo que pasa el 99% del tiempo. Sin embargo, cuando recibe algo que no tiene registrado, se detiene a analizar si alguna de las experiencias previas puede ser aplicable. En esos casos, lo mínimo que debo hacer es registrar ese suceso y aprenderlo para la próxima ocasión. Las cosas pueden ser nuevas una sola vez, la primera. Ahora bien, mientras las personas son bastante diestras en este proceso (son el mejor sistema de gestión del conocimiento que existe), las empresas sin embargo tienen serios problemas justamente porque carecen de una memoria en la que almacenar lo que aprenden. Sin una memoria eficiente, tus posibilidades de repetir errores, reinventar ruedas y desaprovechar prácticas exitosas se disparan. Apenas conozco empresas que sean conscientes de la relevancia de tener una memoria que no solo recopile todo lo que la organización ha aprendido a lo largo de su historia sino que se preocupe de gestionarlo y, de forma proactiva, hacérselo llegar a sus colaboradores de manera que lo tengan a su disposición y cada vez que realicen cualquier tarea, lo hagan armados con todo el conocimiento que les provee su institución.

Ahora bien, ese esfuerzo no resulta gratis, más bien al contrario, obliga a invertir tiempo y gran cantidad de energía. En nuestra vida lidiamos con situaciones inevitables y también con otras impredecibles. En ambos casos, lo que se espera de una persona y de una empresa inteligente es que sean capaces de imaginar todo tipo de escenarios y prepararse adecuadamente. Como vimos en la columna sobre la amnesia organizacional, las empresas nunca se han distinguido por guardar registro detallado de sus aprendizajes. En estos tiempos tan vertiginosos, incluso el pasado es difícil de gestionar y se nos va borrando hasta que lo olvidamos si no tomamos medidas para dejar rastro y aprender de él. Si bien anticipar el futuro exige conocer perfectamente el pasado, eso no es garantía de que se vaya a repetir, pero no cabe duda de que estaré mucho mejor equipado para enfrentarlo. Por ende y con vistas a estar siempre preparado, cada vez que sucede algo nuevo es obligatorio registrarlo y aprender. Como concluimos en la columna acerca del terremoto de 2010, sabemos que, en algunos casos, hay eventos que nadie puede impedir pero si haces bien el trabajo, muy pocas situaciones debiesen pillarte desprevenido.

Este asunto de vincular el pasado con la predicción del futuro, ha dejado de ser un pasatiempo o un acto de magia para ser considerado muy seriamente por distintas ramas de las ciencias y las artes. Una figura familiar es la del meteorólogo que diariamente predice el futuro (entrega su pronóstico del tiempo) cada vez con mayor precisión, basándose en la información con que cuenta del presente y lo que sabe del pasado. La última frase que pronuncia un integrante de la NASA en esta charla de TED sobre los viajes al espacio es muy elocuente: “… y ver qué podemos aprender del pasado e integrarlo en nuestro futuro”. Igualmente, la última afirmación en esta entrevista a Patricio Guzman, recientemente galardonado con el Oso de Plata al mejor documental en el festival de Berlín dice así ”De la memoria depende el futuro de Chile”.  Y es que cuando olvidas el pasado, corres el riesgo de condenarte a repetirlo de nuevo. Este equipo de sismólogos está trabajando con el objetivo de predecir, aunque sea solo por unos breves segundos, el próximo terremoto y generar un sistema de alarma que podría salvar millones de vidas. En el negocio de las inversiones, Warren Buffet, conocido como el oráculo de Omaha, acaba de declarar “Siempre estaremos preparados para el diluvio, de hecho si ocurre, vamos a vender chalecos salvavidas a los que no estén preparados”. Incluso la neurociencia afirma que es posible predecir el comportamiento pero se plantea el dilema ético de si debe hacerlo. En el mundo de las organizaciones, el factor que más obsesiona a los directivos es sin duda ser capaces de anticiparse a los cambios y adaptarse a los mismos. Por ejemplo, desarrollar la habilidad de entender las necesidades de los clientes antes que nadie o de detectar oportunidades inéditas en el mercado generaría una hegemonía casi imposible de contrarrestar.

En octubre pasado asistí a un simposio internacional de seguridad y salud en el trabajo. Uno de los mayores referentes mundiales en la materia mostró estadísticas de las principales causas de mortalidad en el trabajo. Contrariamente a lo esperado, los accidentes en realidad representan un porcentaje muy pequeño (menos del 5%). La inmensa mayoría de las personas muere por culpa de enfermedades profesionales, siendo el cáncer y los problemas cardiovasculares los más importantes. En Chile, las estadísticas todavía no coinciden con el patrón de los países más desarrollados ya que la pirámide de población es mucho más joven. La conclusión es que se pueden hacer algunas predicciones de lo que ocurrirá en Chile a medida de que la pirámide de población envejezca y se parezca a la de otros países. Hay situaciones que hoy mismo se pueden anticipar lo que significa que ya se debiese estar a trabajando en ellas antes de que sea demasiado tarde. Es evidente que cuanto más conocimiento tienes, mejor te puedes preparar.

El deporte profesional tiene también espléndidos ejemplos como el caso del Futbol Club Barcelona, el equipo más laureado de los últimos años: Este sorprendente artículo revela su sistema de gestión del conocimiento. La base del modelo, denominado Caja Única de Conocimiento, consiste en registrar exhaustivamente toda la información de la vida de cada futbolista desde que entra al club hasta que se va. El objetivo no es otro que sistematizar la filosofía del club “que estaba en el ambiente pero no era explícita ni quedaba recogida en parte alguna”. Lucas Silva, reciente fichaje del Real Madrid utiliza un sistema tecnológico para, una vez finalizados los partidos en que juega, revisar sus acciones con miras a aprender y mejorar su desempeño para encuentros futuros.

La incertidumbre respecto de lo que nos deparará el mañana ha sido la norma a lo largo de la historia de la humanidad. Nadie ha conseguido todavía predecir el futuro. En Chile, perfectamente podemos vivir un nuevo terremoto dentro de 5 minutos. La única herramienta que tenemos para lidiar con el futuro es lo que sabemos acerca del pasado y lo que vamos aprendiendo del presente. Evidentemente, no es posible asegurar que el futuro se comportará según lo que conocemos del pasado pero no tenemos nada mejor que nuestro conocimiento para lidiar con ello. De hecho, para todo necesitamos conocimiento ya que de otra manera no podemos hacer absolutamente nada. Dependemos del conocimiento para vivir. Todo lo que tenemos es conocimiento y nuestro futuro depende del conocimiento que seamos capaces de adquirir. Por eso es fundamental aprender de todo lo nuevo que nos ocurre. Nuestro sistema educativo, donde todo está planificado al milímetro (lo que tendrás que estudiar cada día y cada hora durante los próximos 12 años ya está decidido) no te ayuda a prepararte para una vida que es justamente todo lo contrario puesto que no sabes lo que te encontraras mañana.

Las dos palabras clave en la gestión del conocimiento de una organización (y en la vida de cualquier persona) son Anticipar y Reutilizar. Dado que, por lo general, las empresas realizan tareas repetitivas (el martes se parece muchísimo a lo que se hace el miércoles y el jueves), entonces es perfectamente posible predecir con un altísimo porcentaje de acierto lo que ocurrirá mañana. Esto quiere decir que si se conocen perfectamente las actividades que se deben ejecutar, entonces también se sabe qué conocimiento se requiere para poder ejecutarlas adecuadamente y evitar errores. La conclusión es bien clara: la prioridad de toda organización consiste en asegurar que el conocimiento organizacional estará disponible para cada persona y equipo que lo requiera. Cada vez que un integrante de la empresa se pregunte ¿Qué conocimiento necesito para realizar esta tarea y dónde puedo encontrarlo? la empresa debe entregarle una respuesta concreta de manera que pueda llevar a cabo el trabajo. Para lograrlo son 3 los ámbitos en que la organización necesita anticiparse a los acontecimientos: 1. Resguardar su conocimiento crítico para evitar perderlo. 2. Transferir y compartir dicho conocimiento para ponerlo a disposición de quienes lo requieran. 3. Identificar el conocimiento que se va a necesitar y explicitar la estrategia para adquirirlo.