Es un hecho que las personas son menos productivas de lo que podrían ser y desde luego, de lo que los directivos desearían. Por regla general, la razón estriba en que no saben hacerlo mejor. Aunque parezca mentira, nadie te enseñó nunca a trabajar. ¿Por qué ni el colegio ni la universidad te entregan las herramientas básicas para que llegado el momento puedas trabajar de forma eficiente? El asunto no es menor, son muy pocos lo que se libran de dedicar no menos de 40 años a trabajar. ¿Cómo es posible que nadie denuncie al sistema educativo por insistir en enseñarnos un sinnúmero de cosas inútiles en lugar de asegurarse que aprendemos un método de trabajo que nos servirá para toda la vida? Este emprendedor colombiano expresa claramente lo que todos sabemos pero pocos se atreven a reconocer: la educación te enseña muy bien a seguir instrucciones pero no te entrena para aprender solo, trabajar en equipo o resolver problemas que es como funciona el mundo real. Es cierto que, en ocasiones, encontramos personas que no quieren o no pueden hacer más de lo que hacen ya que o bien realizan tareas que no les interesan o trabajan en contextos que les desagradan o les resultan directamente hostiles. Sin embargo, y como veremos en el newsletter del próximo mes, en esos casos son las organizaciones las que tienen una mayor cuota de responsabilidad.

La principal preocupación de los responsables de las organizaciones son siempre los resultados. Y es que su propia supervivencia depende de ello puesto que deben rendir cuentas a sus respectivos consejos directivos y accionistas. Los resultados se mejoran reduciendo costos y/o aumentando ingresos. Para ello, las empresas actúan básicamente en 2 frentes: Intentan sacar el máximo partido posible de su infraestructura física, sobre todo maquinaría y tecnología, mediante procesos de eficiencia operacional y automatización y tratan de mejorar el rendimiento de su capital humano, lo que comúnmente se conoce como productividad. De lo que no cabe duda alguna es que la presión desmedida ejercida hacia las personas para mejorar continuamente los resultados está teniendo unos efectos altamente peligrosos, en particular sobre la salud: tasas de ausentismo y estrés nunca antes conocidas que han llevado a que en Francia se reduzca la jornada laboral y se obligue a apagar celulares y computadores durante 11 horas diarias. No en vano vivimos la era de las enfermedades mentales. Estas dinámicas, especialmente dañinas en épocas de crisis donde las personas tienen terror a quedar sin empleo, generan índices de frustración generalizada de los empleados con sus organizaciones. Esto no deja de resultar contradictorio ya que los directivos manifiestan que lograr el compromiso de sus colaboradores es su mayor prioridad.

Que las personas sean mucho menos eficientes de lo que podrían ser no significa que no sean productivas del todo.  Si así fuera, hace tiempo que habrían sido despedidas y sus empresas habrían quebrado. Sería absurdo, eso sí, no reconocer que cuentan con un amplio margen de mejora o que podrían lograr los mismos resultados que obtienen actualmente sin tener que sufrir ni pagar los elevados costes que hoy pagan.  Un ejemplo es lo que ocurre con la gestión de proyectos. Actualmente, casi todas las organizaciones trabajan por proyectos y muchos de sus colaboradores son contratados bajo esa modalidad. Sin embargo, la mayoría de personas jamás reciben formación alguna sobre gestión de proyectos durante su trayectoria universitaria y por tanto, tienen que aprender una vez se incorporan a una organización. Lo preocupante es que ese proceso de aprendizaje está resultando un fracaso: aunque las estadísticas varían mucho, se estima que entre un 70% y un 80% de los proyectos no cumplen con los plazos previstos, con el presupuesto o con los objetivos definidos. Y si no se lo creen, prueben a hacer una obra en su casa para comprobarlo. Es decir, un gigantesco porcentaje de profesionales carecen de habilidades básicas de planificación, organización y ejecución de proyectos. Resultaría increíble si no fuese por la cantidad de evidencias que lo confirman.
Si de verdad queremos contar con profesionales productivos, necesitamos que aprendan lo más temprano posible -ojalá desde el colegio- una serie de hábitos y prácticas que tienen el mismo nivel de trascendencia que saber leer, escribir y dominar las operaciones de aritmética básica. Cualquier padre sabe lo importante y al mismo tiempo lo titánico de lograr que sus hijos aprendan a ser autónomos y a responsabilizarse de sus obligaciones sin depender de alguien que los persiga. Existen muchas habilidades críticas tanto a nivel de gestión de uno mismo (empatía, autoestima, razonamiento, etc.) como de gestión de personas (comunicación, negociación, manejo de conflictos, etc.) pero en mi opinión, hay 4 que resultan prioritarias y que son la base sobre las que se van asentando las demás.

1. Administrar el tiempo: Aunque la jornada laboral de 8 horas sea un estándar internacional, el aprovechamiento que hacemos de ese tiempo tiene un impacto decisivo en los resultados. Ya es común que cada persona decida cómo organizar su trabajo y por ende su tiempo: qué tareas llevar a cabo, con qué grado de prioridad, qué relegar para otro momento, cómo distribuir el tiempo para poder cumplir con sus distintos objetivos y compromisos… Pero claramente esa autonomía no parece dar buenos resultados porque es habitual escuchar frases como: “La cantidad de trabajo me supera”, “tengo que dedicar mi tiempo libre y el de mi familia para terminar trabajo pendiente”, “pierdo mucho tiempo en reuniones poco productivas”. Es decir, las personas reconocen que administran su tiempo de manera deficiente lo que se plasma en la sensación de agobio permanente ya que la jornada laboral no alcanza para cumplir las tareas pendientes en los plazos acordados. Se vive con el sentimiento continuo de que hay cosas que se te pueden estar olvidando, lo que conduce incluso a trastornos del sueño, y a estar más pendiente por la actividad que sigue a continuación que por resolver la tarea presente.
   ¿Qué hacer para trabajar de una forma más organizada? 3 cosas:
   a. Planificación: Resulta inexplicable la cantidad de personas que se ponen a trabajar sin planificar previamente lo que van a hacer, especialmente sin tener claro cuál es el resultado final que quieren obtener y qué pasos deben dar para lograrlo.
   b. Priorización: Dado que lo más habitual es que estemos trabajando en varios temas en paralelo, es fundamental contar con criterios inequívocos para decidir qué acciones deben ser abordadas con urgencia y por qué, qué acciones podemos aplazar y cómo recordaremos cuándo llevarlas a cabo.
   c. Seguimiento: Todo el esfuerzo de planificar y priorizar resulta estéril si no contamos con una estrategia fiable que nos permita monitorear el estado de avance de cada una de las tareas en que estamos involucrados de forma que evitemos sorpresas desagradables.

2. Gestionar tu información: Nadie está a salvo del tsunami informativo que nos inunda diariamente. Recibimos, sin solicitarla, más información de la que necesitamos y de la que somos capaces de digerir pero al mismo tiempo, trabajamos con información y por tanto, generamos  gran cantidad de documentos en forma de propuestas, informes, estudios, dossiers, presentaciones, etc. Por ello, es lógico que hagamos esfuerzos ingentes para tratar de organizar todo este inmenso caudal de información de una manera coherente. Lo más llamativo es que si haces la prueba de asomarte al computador de cualquier persona, descubrirás 2 cosas:
1. Que cada uno tiene una forma diferente de clasificar y almacenar la información
2. Que esa forma no suele resultar muy efectiva porque de nuevo, lo más frecuente es escuchar frases como “¿para qué proyecto trabajamos antes este mismo tema?” ”¿dónde estará aquella propuesta en que abordamos un requerimiento similar?”. Las consecuencias de esta deficiencia a la hora de gestionar la información son nefastas pero sobradamente conocidas: desperdiciamos tiempo en buscar lo que sabemos que ya hicimos. Y cuando no lo encontramos nos vemos obligados a hacerlo de nuevo -reinventar ruedas- perdiendo más tiempo y no poco esfuerzo. Incluso, y esto me consta, gastando dinero en información que ya habíamos pagado anteriormente, contratando, por ejemplo, la misma consultoría o idéntico informe.
Si decidimos guardar información es porque tenemos intención de volver a reutilizarla en el futuro, bien por qué tendremos que consultarla o simplemente como respaldo. De modo que necesitamos definir con claridad los siguientes aspectos:
a. Qué documentos e información merece la pena guardar, cuales no y por qué
b. Cómo guardarla y qué información adicional incluir (metadatos) para poder encontrarla
c. Dónde guardarla de forma que sea fácil de encontrar cuando la necesite de nuevo

3. Sacar partido de las herramientas tecnológicas: Es una obviedad afirmar que somos totalmente dependientes de la tecnología para trabajar, comunicarnos y en realidad, para todas las actividades de nuestra vida diaria. Desde luego, el futuro no nos traerá menos tecnología sino cada vez más. Si el objetivo de la tecnología es ayudarnos a hacer el trabajo más fácil, entonces existen 2 desafíos que resulta urgente abordar:
a. Decidir qué herramientas necesitamos para trabajar y aprender su uso. Es un hecho que la inmensa mayoría subutilizamos las herramientas de uso habitual ya que aprendimos a usarlas de forma artesanal y autodidacta.
b. Actualizarte tecnológicamente de forma permanente. Existen muchas herramientas que podrían resultar tremendamente útiles pero que no ocupamos simplemente porque las desconocemos y carecemos de tiempo para identificarlas y dominarlas.

4. Gestión del conocimiento personal: Tu conocimiento es el activo que te hace empleable y por tanto la base sobre la que asientas el presente y construyes el futuro. Respecto del presente, y para poder gestionarlo adecuadamente, es imprescindible que sepas qué conocimiento tienes (ya que es la razón por la que tu empresa te paga y tus clientes te eligen), cómo lo obtuviste y cómo lo puedes transferir a otros y convertirte en un proveedor de conocimiento valioso y eficiente.
En cuanto al futuro, es primordial decidir qué necesitarás aprender, es decir, qué conocimiento no tienes y vas a necesitar y cómo lo vas a adquirir.
Finalmente y como dice una frase popular, “no necesito saberlo todo sino tener el teléfono del que sabe”: necesitas administrar tu red de contactos. Eso implica identificar quienes forman parte de tu red, qué conocimiento tienen, cómo conectar con ellos rápidamente y, desde luego, preocuparte de alimentar la base regularmente.

EL 15 de mayo estaremos Puerto Montt en el Congreso Percade que organiza La Araucana participando en el panel “Construyendo empresas con sentido”. Y el 29 y 30 de mayo estaremos en Sao Paulo participando en el Global Make Conference que este año lleva por lema: Redes corporativas, el poder de compartir y aplicar conocimientos.